Wie Sie ein Team aufbauen, das Ihnen hilft, Ihr Unternehmen auszubauen
von Matthew Jarvis
Für viele Finanzberater, die am Anfang ihrer Karriere stehen, bedeutet der Ausbau ihrer Beratungstätigkeit endlose Tage im Büro, um herauszufinden, wie sie die meisten Kunden bedienen können, indem sie so effizient wie möglich arbeiten. Aber wenn Sie für das Tagesgeschäft verantwortlich sind, können Sie keine Zeit für das Wachstum Ihres Unternehmens aufwenden. Sie brauchen Hilfe, sei es, indem Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen oder sich auf ein kleines, aber kompetentes Team verlassen. In diesem Artikel erkläre ich, warum die Delegation von Aufgaben für den Erfolg Ihrer Beratungstätigkeit entscheidend ist, wie Sie feststellen können, was Ihre Zeit wirklich wert ist, und wie Sie Ihr Team in die Lage versetzen, Ihren Kunden einen beständigen Mehrwert zu bieten, selbst wenn Sie nicht in der Nähe des Büros sind.
Delegation hilft wachsenden Unternehmen zu gedeihen
Wenn man intelligent und einfallsreich ist – und das sind Finanzberater in der Regel – kann man leicht in Denkmuster verfallen, die sich zwar produktiv anfühlen, aber in Wirklichkeit das eigene Wachstum einschränken. Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, eine Aufgabe zu delegieren, aber entschieden, dass es einfacher, schneller oder billiger ist, sie selbst zu erledigen? Das mag zwar richtig sein, aber wenn es zur Gewohnheit wird, werden Sie bald feststellen, dass Sie so viel selbst erledigen wollen, dass Sie sich am Ende verzetteln. Es ist nicht nur so, dass die Zeit, die für alltägliche Aufgaben aufgewendet wird, keine Zeit für große Gedanken übrig lässt. Ständige Unterbrechungen verringern unsere Produktivität und verhindern, dass wir unsere best mögliche Arbeit leisten können. In seinem Buch Deep Work (dt.: Konzentriert arbeiten) erklärt Cal Newport, dass unser Gehirn bis zu drei Stunden braucht, um seine Höchstleistung zu erreichen. Wenn wir ständig auf Abruf für jeden Kunden, jeden Mitarbeiter, jeden Lieferanten und jedes unerwartete Ereignis, das unsere Aufmerksamkeit erfordert, zur Verfügung stehen, geben wir nicht unser Bestes für unser Geschäft. Um die Balance zu finden, wie Sie Ihre Zeit verbringen, müssen Sie sich auf die Kraft der Spezialisierung besinnen.
Wo schaffen Sie den größten Mehrwert?
Denken Sie an all die Aufgaben, die in einer Woche auf Ihrem Schreibtisch landen, von der Beantwortung von E-Mails und Anrufen über die Verwaltung von Kundenkonten bis hin zur Erstellung interner Unterlagen und Verfahren. Während einige dieser Aufgaben sicherlich von Ihnen, dem Hauptfinanzberater, erledigt werden müssen, lassen sich viele andere Aufgaben einfach von anderen erledigen. Wenn Sie sich auf das Fachwissen und die Fähigkeiten der Mitarbeiter verlassen, die Sie eingestellt haben, kann Ihr Beratungsunternehmen einen konstanten Wert liefern, während Sie selbst Zeit finden, sich zu regenerieren, Strategien zu entwickeln und zu wachsen.
„Egal, wie wichtig es Ihrer Meinung nach ist,
dass Ihre Kunden jederzeit direkten
Zugang zu Ihnen haben und dass sie ständig erreichbar sind:
letztlich lässt Ihnen diese Haltung keine Zeit für die Entwicklung Ihres Geschäfts“.
Wenn zum Beispiel ein Kunde in Ihrem Büro anruft, will er nicht wirklich mit Ihnen sprechen, er denkt nur, dass er es will. Was er wirklich will, ist die Antwort auf eine Frage, und er ist genauso zufrieden mit dieser Antwort, wenn sie von jemand anderem stammt. Wenn Sie immer noch Telefongespräche entgegennehmen, sollten Sie als Nächstes diese Aufgabe jemand anderem übertragen – und diese Person ermächtigen, freie Zeit in Ihrem Kalender einzuplanen, anstatt den Anruf direkt durchzustellen. Ganz gleich, wie wichtig es Ihrer Meinung nach ist, dass Ihre Kunden Sie direkt erreichen können, die ständige Rufbereitschaft lässt Ihnen keine Zeit, Ihr Geschäft auszubauen.
Es kann demütigend sein, zu akzeptieren, dass man nicht die einzige Person ist, die alle wichtigen Aufgaben erledigen kann, die das Unternehmen am Laufen halten, aber eine gute Führungskraft kennt den Unterschied zwischen dem, was ihre Zeit wert ist, und dem, was nicht. Nehmen Sie die Kernaufgaben, die Sie erledigen müssen, als Ihre eigenen an und verpflichten Sie sich dann, den Rest auf jemand anderen zu übertragen. Und was, wenn Sie den einzigen Platz am Tisch haben?
Wie viele Mitarbeiter sind erforderlich, um die Effizienz und Autonomie Ihres Büros zu steigern, ohne dass Ihr Gewinn darunter leidet? Wenn Sie als Solounternehmer mit der Last Ihrer eigenen Kunden zu kämpfen haben, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, um Ihren ersten Mitarbeiter einzustellen. Mit der zweiten Einstellung sollten Sie jedoch warten, bis die AUM die 100-Millionen-Dollar-Marke erreicht haben. Sie werden überrascht sein, was zwei kluge Köpfe und eine Handvoll guter Systeme bewirken können.
Seien Sie ehrlich in Bezug auf Ihren Managementstil
Eine schwache Führung verschenkt nicht nur das Potenzial Ihrer besten Mitarbeiter, sondern kann sie sogar davon abhalten, zum Wachstum Ihres Unternehmens beizutragen. Manche Führungskräfte möchten nur bei Themen mit hoher Priorität konsultiert werden und überlassen es den Mitarbeitern, von Fall zu Fall nach bestem Wissen und Gewissen zu entscheiden. Andere erwarten, dass sie zu allen Entscheidungen konsultiert werden. Beide Ansätze könnten Ihr Team vor unerwartete Herausforderungen stellen. Wenn sich Ihr Team nicht befähigt fühlt, eine aktive Rolle bei der Steigerung von Wert und Effizienz zu übernehmen, liegt die Antwort möglicherweise in Ihrem Führungsstil. Wie viel Zeit verbringen Sie in einer typischen Woche damit, dieselbe Art von Arbeit freizugeben oder für Kunden verfügbar zu sein? Wie viel Zeit verwenden Sie in der gleichen Woche für die strategische Planung des Wachstums Ihres Unternehmens oder für Ihre berufliche Weiterentwicklung? Wenn Sie direkt mit Ihrem Team zusammenarbeiten, um das Schiff in Bewegung zu halten, gibt es niemanden mehr, der das Ruder in der Hand hält.
Oder wenn Sie sich bereits darauf verlassen, dass Ihr Team wichtige Maßnahmen im Namen des Unternehmens ergreift, sollten Sie bedenken, dass das, was sich für Sie wie eine Ermächtigung anfühlt, für Ihr Team das Gefühl haben kann, hängen gelassen zu werden. Wenn Sie Ihre Erwartungen nicht formell klären, müssen die einzelnen Mitarbeiter die Regeln nach eigenem Gutdünken aufstellen, was zu einer fragmentierten Kundenerfahrung führt. Wenn Sie das richtige Gleichgewicht finden, können alle Mitglieder Ihres Teams gute Entscheidungen treffen und verstehen, was von ihnen erwartet wird.
Unterstützen Sie das Team, das Ihr Unternehmen unterstützt
Wenn man ein großartiges Team hat und alle an einem Strang ziehen, entsteht Magie. Wenn Sie jedoch von Ihrem Team verlangen, mehr Verantwortung zu übernehmen, bringen Sie es letztlich in Situationen, mit denen es sich möglicherweise nicht wohl fühlt oder nicht weiß, wie es damit umgehen soll. Ihr Team arbeitet zwar für Sie, aber als Führungskraft müssen Sie es unterstützen, wenn es zusätzliche Verantwortung übernimmt, und sich verpflichten, bei Bedarf eine Autoritätsperson zu sein.
„Eine schwache Führung verschenkt nicht nur
das Potenzial Ihrer besten
Mitarbeiter, sie kann sie sogar davon abhalten,
zum Wachstum Ihres Unternehmens beizutragen.”
Früh und oft Erwartungen setzen
Jede große Veränderung geht mit einer Übergangszeit einher, in der sich alle Beteiligten zurechtfinden müssen. Eine gute Führungspersönlichkeit wird alles tun, um die Erwartungen im Vorfeld dieses Übergangs zu steuern und sie sowohl bei den Kunden als auch beim Team zu verstärken. Auch wenn die meisten Ihrer Kunden diese offensichtlichen Zeichen des Wachstums und des Engagements für Spitzenleistungen gutheißen werden, könnten sich einige langjährige Kunden der Veränderung widersetzen. Deshalb ist es wichtig zu erklären, dass die Veränderungen nicht nur zu Ihrem Vorteil sind, sondern auch zu ihrem.
Hier ist ein Beispiel. Viele erfolgreiche Finanzberater arbeiten mit einem Zeitplan für Besprechungen, bei dem die Kundentermine auf einige wenige Wochen pro Quartal verteilt sind. Das ist das Beste, was Sie tun können, um Zeit für große Projekte und übergreifendes Denken zu gewinnen, und wenn Sie Ihre Termine von jemand anderem planen lassen, ist das der perfekte Zeitpunkt, um das komprimierte Zusammenlegen von Meetings für Ihr eigenes Unternehmen zu übernehmen. Aber wie überzeugt man einen Kunden, der sich nächste Woche mit Ihnen treffen möchte, davon, dass Sie erst nächsten Monat Termine annehmen?
Zum Glück haben die Finanzberater einen zuverlässigen Kalender für Steuerzahlungen, der diese Erklärung leicht macht. Meilensteine wie die Jahresendplanung oder die Steuererklärung finden für alle zur gleichen Zeit statt, so dass es für Ihr Team einfach ist zu erklären, warum Sie zu bestimmten Zeiten des Jahres den größten Nutzen bieten können. Und wenn der Kunde dann immer noch nicht zufrieden ist, können Sie sich einschalten und Ihre eigene Erklärung abgeben.
Gute Systeme führen zu konsistenten Resultaten
Das Geheimnis jedes erfolgreichen Unternehmens liegt in ihren Systemen. Das gilt für die Art und Weise, wie Ihr Team die Büroabläufe verwaltet, genauso wie für die Art und Weise, wie Sie die Buchhaltung führen. Wenn jeder weiß, dass er den Systemen vertrauen kann, kann er sich voll und ganz darauf konzentrieren, den best möglichen Beitrag zu leisten.
Als ich zu Beginn meiner Karriere durch eine Reihe unerwarteter Ereignisse gezwungen war, mein fünfköpfiges Team auf zwei Mitarbeiter zu reduzieren, wussten wir, dass wir Systeme entwickeln mussten, die uns sehr effizient machen und uns helfen würden, erfolgreich zu sein. Parkinsons Gesetz besagt, dass jede Tätigkeit genau so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie ihr zugewiesen wird. Durch den Aufbau guter Systeme konnten wir die Arbeit eines ganzen Büros in Systemen und Prozessen zusammenfassen, die es uns ermöglicht haben, auf die Größe anzuwachsen, die wir heute haben.
Wenn Sie Ihre Systeme in Form von schriftlichen Prozessen formalisieren, halten Sie sie kurz und einfach; beschränken Sie sich nach Möglichkeit auf eine Seite. Führen Sie Ihr Team durch jeden Prozess, indem Sie jeden Schritt demonstrieren, beobachten Sie Ihre Mitarbeiter, bis sie dieselben Schritte adäquat ausführen, lassen Sie sie wissen, dass Sie zur Verfügung stehen, wenn sie Hilfe brauchen, und treten Sie dann zur Seite, um ihnen Raum zu geben, damit sie selbst erfolgreich sein können.
Kundenskripte sorgen für ein einheitliches Auftreten
Wenn Sie Ihrem Team ermöglichen, Ihr Unternehmen ohne Ihr direktes Zutun am Laufen zu halten, können Sie mehr Zeit außerhalb des Büros verbringen – aber was passiert, wenn ein Kunde anruft und Sie mit Ihrer Familie in Mexiko sind? Wenn Ihr Team noch nie in diese Situation eingewiesen wurde, weiß es möglicherweise nicht, welche Vorgehensweise Sie von ihm in dieser konkreten Situation erwarten.
„Eine gute Führungspersönlichkeit
wird alles tun, um die Erwartungen
im Vorfeld dieses Übergangs zu steuern und
sie sowohl bei den Kunden als auch
beim Team zu bekräftigen.”
Jetzt, wo Sie nicht mehr am Telefon sind, brauchen Sie ein zuverlässiges System, damit jeder Kunde die gleichen Informationen und die gleiche hervorragende Betreuung erhält. In meinem Büro geht jeder, der ans Telefon geht, nach einem Skript vor, das vorgefertigte Antworten auf vorhersehbare Kundenfragen enthält. Das mag nach Mikromanagement klingen, aber in Wirklichkeit geben diese „Antwort-Vorlagen“ meinem Team das Selbstvertrauen, jede Situation ohne meine Zustimmung anzugehen.
Um Ihnen bei der Erstellung Ihrer eigenen Kundenskripte zu helfen, zeige ich Ihnen hier einige, die wir in meinem Büro verwenden.
Kunde: „Kann ich mit Matthew sprechen?“
Team: „Es tut mir leid, aber Matthew ist nicht verfügbar. Gibt es irgendetwas, womit ich Ihnen weiterhelfen kann?“
Kunde: „Ist Matthew im Büro?“
Team: „Da die moderne Technologie es Matthew ermöglicht, von jedem Ort der Welt aus in Verbindung zu bleiben, befindet er sich derzeit mit seiner Familie in Mexiko. Kann er Sie zu einem passenden Zeitpunkt zurückrufen oder gibt es etwas, bei dem ich Ihnen im Moment helfen kann?“
Kunde: „Ich habe einen Notfall und kann nicht warten, bis Matthew wieder verfügbar ist.
Team: „Es tut mir leid, das zu hören. Ich werde einen Termin vereinbaren, an dem er Sie zurückruft, um diese Angelegenheit zu besprechen. Seien Sie versichert, dass Matthew immer nur einen Telefonanruf oder einen Flug entfernt ist.“
Machen Sie Ihre Antworten nicht zu kompliziert. Sie sollten so einfach sein, dass ein Teammitglied sie ganz natürlich in ein Telefongespräch einbauen kann, und so allgemein, dass sie in den meisten Fällen anwendbar sind. Bitten Sie Ihr Team, Verbesserungen und Ergänzungen zum Skript vorzuschlagen, denn als Mitarbeiter an vorderster Front Ihres Unternehmens wissen sie am besten, wie Kunden reagieren. Und wenn ein Kunde mit einem Problem anruft, das nicht einfach von einem Teammitglied gelöst werden kann, kann er die Antwort-Vorlage verwenden, die besagt: „Das klingt, als wäre dies eine gute Frage für [Ihr Name]. Lassen Sie uns einen Termin vereinbaren, damit [Ihr Name] Sie zurückrufen und darüber sprechen kann.”
Fazit
Als Leiter Ihres Teams haben Sie Wichtigeres zu tun als an der Front Ihres Unternehmens zu stehen. Durch den Aufbau eines engagierten Support-Teams, die Verfeinerung Ihres Führungsstils und die Einführung strategischer Systeme kann Ihr Team sein Potenzial voll ausschöpfen und Ihren Kunden einen Mehrwert bieten, so dass Sie sich wieder auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können, auch wenn Sie nicht im Büro sind.
Über den Autor:
Matthew Jarvis, CFP®, ChFC, ist der Gründer von Jarvis Financial, einer in Seattle ansässigen Vermögensverwaltungs- und Finanzplanungsfirma mit 240 Millionen Dollar AUM für 170 Familien, die an etwa 100 Tagen im Jahr mit ihren Kunden arbeitet. Jarvis ist FPA-Mitglied.
Dies ist ein Artikel aus unserem FINANCIAL PLANNING Magazin. Hier geht es zu der aktuellen Ausgabe:
